Urzędomaty przypominają wyglądem doskonale znane wszystkim paczkomaty i działają na podobnych zasadach. Niektóre urzędy w Polsce już zdecydowały się na ich instalację i tam usprawniła się obsługa klientów. Dzięki tym nowoczesnym urządzeniom mieszkańcy mogą odbierać dokumenty, o które wnioskowali, poza godzinami funkcjonowania urzędów. Nie wszystkie sprawy da się w ten sposób załatwić, ale z pewnością takie rozwiązania korzystne będą w wypadku wydziałów komunikacji. Urzędomaty działają w trybie ciągłym 24 godziny na dobę. Jeden z nich stanął właśnie przy Starostwie Powiatowym w Słupsku.
.
Dzięki tym urządzeniom sprawniej można załatwić niektóre sprawy w urzędach i np. odebrać dowód czy tablice rejestracyjne bez konieczności umawiania się na wizytę. Urzędomaty przypominają wyglądem klasyczne paczkomaty i działają na podobnych zasadach. Pierwsze doświadczenia z ich funkcjonowaniem pokazują, że zasada 24-godzinnej dostępności znakomicie sprawdza się dzisiaj w systemie obsługi klientów.
.
Urzędomaty nie są czymś zupełnie nowym, ponieważ działają już w wielu miejscach w kraju, wciąż jednak stanowią innowacyjne rozwiązanie w obsłudze klientów przychodzących do urzędów. Pierwszy w mieście i regionie urzędomat uruchomiło właśnie Starostwo Powiatowe w Słupsku przy ulicy Szarych Szeregów 14.
.
– Naszą misją jest sprawniejsza, bardziej nowoczesna, przyjazna obsługa naszych mieszkańców. Na dzień dzisiejszy, jeżeli klienci załatwiają u nas sprawy w wydziale komunikacji dotyczące rejestracji pojazdów – rocznie wpływa do nas około 15 tysięcy takich wniosków – to będą mogli odebrać dowód rejestracyjny już nie w budynku starostwa, tylko w urzędomacie. Mieszkaniec dostanie wtedy odpowiedni SMS i będzie miał 48 godzin, żeby dokument odebrać ze skrzynki i nie będzie musiał zwalniać się z pracy – a to właśnie nasi mieszkańcy często podkreślali – będzie miał natomiast dowolność, o jakiej porze to zrobi – mówi starosta słupski Paweł Lisowski.
.
Już pierwszego dnia funkcjonowania urzędomatu był on wskazywany przez klientów starostwa jako miejsce odbioru dokumentów. Sam pomysł na wprowadzenie takiego rozwiązania zaczerpnięty został po sąsiedzku, od urzędników starostwa koszalińskiego. Tam urzędomat działa już od roku, oferując mieszkańcom wygodę i oszczędność czasu.
.
Kiedy gotowy dokument dotrze do urzędu, pracownicy włożą go do maszyny, a SMS z kodem PIN do otwarcia skrytki zostanie wysłany na podany wcześniej przez odbiorcę numer telefonu. Przesyłka oczekuje na odbiór 48 godzin. Jeśli nie zostanie na czas wyjęta, powraca do siedziby starostwa.
.
Urzędomat wyposażony jest w kamery monitoringu. Koszt zakupu urządzenia wyniósł niecałe 150 tysięcy złotych.
.
Starostwo Powiatowe w Słupsku wdrożyło także inne rozwiązania w procedurze obsługi klientów, które zdecydowanie usprawniają załatwianie spraw w wydziale komunikacji. To internetowa rejestracja do kolejki, skrócenie czasu oczekiwania na wyrysy, wypisy i mapy zasadnicze, a także funkcjonowanie stacjonarnych filii wydziału w Ustce i Kępicach.
.
Warto przypomnieć, że w ubiegłym roku pomysł na zainstalowanie urzędomatu zgłosił także jeden z mieszkańców Słupska, który proponował w swojej petycji, aby takie urządzenie stanęło przed ratuszem. Mimo że miasto dostrzega potrzebę rozszerzenia dostępności usług publicznych, najpierw musi przeprowadzić konieczne analizy możliwości technicznych i organizacyjnych – czytamy w odpowiedzi władz Słupska z grudnia ub.r. – a także konsultacje związane z ochroną konserwatorską ratusza i ewentualnymi zmianami w jego otoczeniu. Możliwość zakupu i montażu urzędomatu byłaby uzależniona nie tylko od pozytywnego zakończenia procedur uzgodnieniowych, ale także pozyskania stosownych środków.
.
Joanna Wojciechowicz-Bednarek
