Dzięki tym urządzeniom sprawniej można załatwić niektóre sprawy w urzędach i np. odebrać dowód rejestracyjny bez umawiania się na wizytę. Urzędomaty przypominają wyglądem klasyczne paczkomaty i działają na podobnych zasadach. Samorządy, które już zdecydowały się ich instalację, oceniają, że zasada 24-godzinnej dostępności usługi jest strzałem w dziesiątkę. Próbę zainteresowania tym rozwiązaniem władz Słupska podjął jeden z mieszkańców, który w swojej petycji proponuje, aby urzędomat stanął przed ratuszem.
.
Urzędomaty działają już w wielu miastach naszego kraju, a tam, gdzie samorządy zdecydowały się na ich uruchomienie, przyjmowane są przez mieszkańców z dużym zadowoleniem. Nie wszystkie sprawy urzędowe da się załatwić bez konieczności umawiania się na wizytę, ale realizację części z nich – np. wydawanie dowodów rejestracyjnych – można usprawnić w taki sposób, żeby odbiór dokumentów w urzędzie przez klienta nie odbywał się kosztem jego dnia pracy.
.
Tak na przykład działa system w Poznaniu, gdzie tysiące osób poza godzinami przyjmowania i załatwiania spraw w magistracie mogło odebrać adresowaną do nich przesyłkę urzędową.
.
„Podczas składania wniosku o dowód rejestracyjny, każdy może wybrać, czy chce odebrać ten dokument w okienku, czy w urzędomacie. Ta druga forma ma tę przewagę, że można załatwić sprawę poza godzinami pracy wydziału i nie trzeba umawiać się na wizytę, a urządzenie działa 24h na dobę, 7 dni w tygodniu. Kiedy gotowy dokument dotrze do urzędu, pracownicy włożą go do maszyny, a SMS z kodem PIN do otwarcia skrytki zostanie wysłany na podany wcześniej przez odbiorcę numer telefonu. Dowód oczekuje na odbiór 48 godzin” – czytamy na oficjalnej stronie miasta Poznania. Z danych statystycznych wynika, że w tym roku większość takich dokumentów, bo aż 53 procent, wyjmowana była z maszyny już po godzinach pracy urzędu, a w dni wolne od pracy – prawie 13 procent. Urzędomat funkcjonuje tam od 2023 roku i od tego czasu jego pojemność ze względu na zainteresowanie usługą zwiększyła się o sto procent. Podobny system wdrożono też np. w Szczecinie, Koninie czy Koszalinie.
.
Czy w Słupsku jest szansa na taką usługę? O skierowaniu petycji w tej sprawie do władz miasta poinformował jeden z mieszkańców – Łukasz Słodyński. Występując z prośbą o rozważenie instalacji urzędomatu przed ratuszem, wskazuje na potencjalne korzyści:
.
1. dostępność dla mieszkańców 24h przez 7 dni w tygodniu – urzędomat pozwala na odbiór dokumentów, np. dowodów rejestracyjnych, decyzji administracyjnych, zaświadczeń, o dowolnej porze, co szczególnie ułatwia życie osobom pracującym w godzinach urzędowych,
.
2. skrócenie kolejek i odciążenie urzędników – automatyczny odbiór dokumentów przenosi część ruchu z okienek na system samoobsługowy, dzięki czemu pracownicy mogą szybciej załatwiać sprawy wymagające bezpośredniej obsługi,
.
3. potencjalne oszczędności i efektywność – zmniejszenie liczby wizyt w urzędzie może przełożyć się na krótszy czas pracy przy obsłudze identycznych zadań, mniejsze koszty obsługi interesantów oraz lepsze zarządzanie personelem,
.
4. bezpieczeństwo i prostota obsługi – dostęp do skrytki realizowany jest najczęściej przy użyciu jednorazowego kodu PIN wysyłanego SMS-em lub kodu QR; skrytki są zabezpieczone, a procedury odbioru kontrolowane administracyjnie.
.
Autor petycji wnosi o przygotowanie kalkulacji kosztów instalacji urzędomatu – w wariancie zakupowym i dzierżawy, przeprowadzenie pilotażu urządzenia w okresie 12 miesięcy i publiczne przedstawienie wyników, a następnie – w oparciu o faktyczne dane i konsultacje społeczne – ewentualne podjęcie decyzji o trwałym wdrożeniu tego rozwiązania w Słupsku. W pierwszej kolejności urzędomat mógłby sprawdzić się zwłaszcza w odniesieniu do spraw załatwianych w wydziale związanym z komunikacją, w tym wydawania dowodów rejestracyjnych.
.
Przeciętny koszt inwestycji sięga około 140-180 tysięcy złotych. W wypadku np. Szczecina zadanie zostało sfinansowane ze środków budżetu obywatelskiego.
.
Joanna Wojciechowicz-Bednarek
